📜JOB DES KEPANITIAAN
🧕🏻Koordinator
Memberikan Pengarahan dan masukan agar terlaksana sebuah acara kepada ketua dan seluruh tim
🧕🏻Ketua
1. Bertanggung jawab penuh atas kesuksesan acara
2. Menentukan tujuan, target, tempat, waktu acara melalui koordinasi dengan *kordinator* tim dan seksi acara
3. Membentuk seluruh seksi kepanitiaan dalam acara
4.Menghubungi Pembicara
5. Mengetahui nomor hp seluruh panitia
6. Mengatur rapat
7. Memberikan arahan dan masukan setiap panitia
8. Memastikan seluruh panitia sudah mengetahui dan melaksanakan tugasnya
9. Menanyakan kesiapan dan laporan seluruh panitia
10. Membuat Sambutan acara (jika diperlukan)
11. Mengevaluasi acara
Berkoordinasi dengan Kordinator tim
🧕🏻Bendahara
1. Mengatur keuangan antara pemasukan dan pengeluaran untuk acara
2. Membuat laporan pemasukan dan pengeluaran
3. Meminta bukti pembayaran dalam setiap pengeluaran
4. Membawa kencleng, mengedarkan dan menyimpannya setiap acara
5. Melapor kepada ketua
🧕🏻Sekertaris/operator
1. Menulis seluruh panitia dan petugas pengisi acara
2. Mencatat hal-hal penting
3. Membuat surat ijin tempat
4. Membuat undangan acara
5. Membuat Slide acara
6. Melaporkan semua tugas kepada ketua
🧕🏻Seksi Acara
1. Menetapkan tema, susunan dan bentuk *acara* Koordinasi dengan ketua
2. Menentukan target peserta
3. Menyusun petugas pengisi acara di hari H (mc, qoriah, operator, doa dll)
4. Menentukan ayat Qur’an yang akan dibaca
5. Menghubungi semua petugas pengisi acara
6. Membuat Run Down acara
7. Memberikan susunan acara kepada operator untuk dibuat slide
8. Merinci kebutuhan logistik yang diperlukan dan menyampaikan kepada ketua
9. Memastikan kesiapan petugas pengisi acara
10. Melakukan gladi resik pengisi acara
11. Memastikan hadiah jika ada doorprice/kuis
12. Melaporkan kepada ketua
🧕🏻 Humas
1. Meminta surat izin tempat kepada sekertaris
2. Mensurvei tempat koordinasi dengan ketua
3. Membuat akad sewa/ pinjam tempat acara
4. Memastikan tempat tersebut save untuk acara
🧕🏻Seksi Publikasi
1. Membuat pamflet dan leaflet
2. Membuat publikasi untuk sms dan wa
3. Menggandakan publikasi acara
4. Melist / merinci tempat yang akan diberi undangan/ media sosial yg akan disebar
5. Menentukan jadwal penyebaran
6. Mempublikasikan seluruh undangan / selebaran dengan seluruh anggota
7. Mempublikasikan di seluruh media sosial
8. Meminta laporan penyebaran undangan kepada seluruh anggota
9. Memastikan seluruh publikasi sudah tersebar
10. Melaporkan kepada ketua
🧕🏻Seksi Konsumsi
1. Merinci konsumsi / makanan dan minuman bagi peserta koordinasi dengan ketua
2. Membelanjakan konsumsi dan 3.melaporkan kepada bendahara dan ketua
4. Memiliki nota/kwitansi pembelajaan
5. Memastikan tempat (plastik dll) makanan dan minuman ketika disajikan
6. Memastikan makanan dan minuman beserta tersedia ketika acara
7. Membagikan makanan dan minuman kepada peserta acara
8. Menyimpan sisa makanan dan minuman agar dihabiskan
9. Melaporkan hasil belanja kepada bendahara dan ketua
🧕🏻Seksi Dokumentasi
1. Mendokumentasikan seluruh acara baik melalui foto, video dll
2. Memulai dokumentasi sejak persiapan, penerimanan tamu dan, acara berlangsung
3. Melaporkan hasil dokumentasi kepada ketua
🧕🏻Seksi Kepesertaan
1. Memastikan jumlah peserta yang mendaftar
2. Memotivasi agar anggota segera mendaftarkan peserta setelah publikasi acara
3. Me list dan terus meng up date jumlah pendaftar acara di grup wa sejak H-6
4. Membagi tugas penerima pendaftaran
5. Membagi tugas menjaga setiap titik untuk kemudahan peserta datang ke acara
6. Membuat daftar hadir
Menerima tamu
7. Mengatur peserta dan bertanggung jawab atas paserta
🧕🏻Seksi Dekorasi dan logistik
1. Me-list peralatan/ barang-barang dan membuat properti yang dibutuhkan dalam acara
2. Mengambil dan membawa peralatan dan barang2 yang dibutuhkan
3. Mendekorasi / men settingtempat acara agar sesuai dengan tema yang diinginkan
4. Merapihkan alat dan mengembalikannya ke tempat sebelumnya
5. Melaporkan kepada ketua
6. Mengembalikan peralatan seperti semula dan membersihkan
tempat acara
🧕🏻Mc
1. Mengetahui dan mencatat susunan acara (membuat daftar)
2. Membuat kalimat pembukaan acara
3. Berlatih dan melihat tayangan mc profesional
4. Tidak gugup membawakan acara
5. Interaktif dalam memandu acara
6. Membual yel2 acara
7. Memperkenalkan diri, grup rscc, tema acara
8. Menyapa audiens dengan hangat
9. Memandu jalannya acara dengan tertib
10. Mengingatkan time "waktu" agar tepat kepada seluruh pengisi acara
11. Selalu koordinasi dengan seksi acara
🧕🏻 games
1. Menentukan games yang sesuai dengan times acara
2. Berkoordinasi dengan seksi acara akankah games tersebut cocok atau tidak
3. Memandu jalannya gmes ketika acara
🧕🏻Pembicara
1. Menyusun materi yng sesuai dengan tema
2. Membuat slide (ketika ada infokus)
3. Menyampaikan materi dengan interaktif
🧕🏻Doa
1. Membuat atau mencari doa yang sesuai dengan acara
2. Berkoordinasi dengan seksi acara
3. Mencatat/prin ot/ mengahafal teks doa
4. Membaca doa dengan khusyuk dan mensuasanai audiens berdoa
🧕🏻Forum ukhwah
1. Mengkelompokan peserta acara sesuai dengan sekolah/asal/kesamaan peserta koordinasi dengan ketua tuk mentor tiap kelompok
2. Mengenalkan tujuan adanya forum ukhwah kepada peserta
3. Membacakan kelompok2 dan memandunya
4. Menetapkan waktu dan mengingatkan waktu forum ukhwah selesai
5. Menutup forum ukhwah, mengucapkan terima kasih dan mengingatkan diskusi forum ukhwah bisa dilanjutkan diluar acara
📜Setiap panitia/ seksi jika tidak mengerti harap bertanya kepada ketua dan mengkomunikasikannya.
Setiap panitia/ seksi melaporkan hasil pekerjaannya kepada ketua maksimal H-2
Logistik yang diperlukan :
**Indoor
1. Infokus
2. Kabel rol
3. Laptop
4. Buku pendaftaran peserta
5. Speaker aktif
6. Spanduk
7. Pernak -pernik foto
8. Alat2 teaterikal
9. Layar jila dibutuhkan
10. Mic
11. Taplak meja
12. Meja kecil 3 buah
13. Gunting, lakban, tali rafia
14. Standing kamera (tuk live streaming)
**Outdoor
Tikar
Toa
Alliwa/Arroya
Plastik sampah